An einem Tag finden, welche drei Prozesse dir zehn Stunden pro Woche zurückgeben . KI-Workshop

Drei Kriterien machen einen Prozess attraktiv. Erstens, er wird häufig wiederholt, mindestens zehn Mal pro Woche. Zweitens, er ist regelhaft, lässt sich also klar beschreiben. Drittens, er hat überschaubare Fehlertoleranz, also keine extremen Konsequenzen bei einem gelegentlichen Fehler. Typische Kandidaten in B2B-KMU sind Lead-Triage und Routing, Angebots-Vorbereitung, Onboarding-Mails, Termin-Abstimmung, Rechnungsvorbereitung, Content-Repurposing und Meeting-Zusammenfassungen.

Sehr berechtigte Frage. Wir empfehlen für Unternehmen mit sensiblen Daten grundsätzlich n8n im Self-Hosted-Modus, idealerweise auf einem deutschen Server (Hetzner oder IONOS). Damit bleiben deine Daten in Deutschland, die Workflows sind im eigenen Zugriff, kein US-Cloud-Anbieter ist involviert. Für die KI-Komponente eignen sich europäische Anbieter wie Mistral oder selbst gehostete Modelle. Bei weniger sensiblen Prozessen funktionieren auch ChatGPT API oder Claude API mit Datenverarbeitungs-Vereinbarung und EU-Region. Wir besprechen das im Workshop konkret für jeden Kandidaten.

Der Workshop selbst kostet je nach gebuchter Stufe vier bis sechzehn Stunden für die Teilnehmer. Hinzu kommen ein bis zwei Stunden Vorbereitung pro Teilnehmer, also das Dokumentieren der eigenen Routine-Tätigkeiten. Plus etwa eine Stunde für das Folgegespräch. Insgesamt also bei der Standard-Stufe sechs bis acht Stunden pro Teilnehmer.

Für den Betrieb der Workflows nicht zwingend. Tools wie n8n und Make sind so gebaut, dass auch nicht-technische Mitarbeiter sie nach kurzer Einarbeitung pflegen können. Für die Implementierung selbst empfehlen wir entweder uns als externe Begleitung oder einen technisch versierten Mitarbeiter. Im Workshop besprechen wir konkret, was bei dir realistisch ist.

Gute Workflows sind so gebaut, dass kritische Schritte einen menschlichen Freigabe-Punkt haben. Beispiel: Eine KI bereitet ein Angebot vor, aber bevor es rausgeht, prüft ein Mensch. Damit wird der zeitfressende Teil automatisiert und der Verantwortungs-Teil bleibt beim Menschen. Wir besprechen für jeden Kandidaten, welche Schritte autonom laufen können und welche besser Freigabe-Schleifen brauchen.

Bei zehn Mitarbeitern ist der Hebel oft sogar größer als bei größeren Teams. In kleinen Unternehmen ist die Belastung pro Person hoch, jeder macht mehrere Rollen. Schon eine eingesparte Stunde pro Tag pro Person summiert sich auf zehn Stunden Wochenarbeit, die ins eigentliche Geschäft fließen können statt in Routinen. Untergrenze für sinnvolle Automatisierung sind etwa drei bis fünf Mitarbeiter. Darunter ist der manuelle Aufwand meist überschaubar genug.

Wir sind Webentwickler und Digital-Berater mit 18 Jahren Erfahrung in der Mittelstands-Praxis. Wir kennen die typischen Datenflüsse in B2B-Unternehmen, von der Anfrage über CRM bis zur Rechnung. Wir können nicht nur empfehlen, wir können auch umsetzen. Bei reinen KI-Beratern kommt nach der Beratung oft das Vakuum. Bei uns hast du im Anschluss einen Partner, der den Workflow auch tatsächlich bauen kann, falls du das willst.

Bei freier Kapazität ab Vertragsabschluss innerhalb von zehn bis fünfzehn Werktagen. Workshop-Termine planen wir gerne zwei bis drei Wochen im Voraus, damit du und dein Team euch die Vorbereitungszeit auch wirklich nehmen könnt. Wenn es schneller gehen muss, sag uns das im Erstgespräch, wir versuchen umzuplanen.

Das hängt vom Workflow ab. Ein einzelner gut definierter Workflow kostet ab 4.000 Euro netto. Zwei bis drei kombinierte Workflows zwischen 6.000 und 12.000 Euro netto. Komplexe Multi-System-Workflows mit eigener n8n-Instanz und mehreren Integrationen bis 15.000 Euro netto. Im Workshop bekommst du eine konkrete Aufwandsschätzung für deinen Quick-Win, sodass du vor der Entscheidung Klarheit über die Investition hast.